راهنمای کاربری ماژول انبار و فروش

مقدمه

این راهنما به منظور تشریح فرآیندهای اصلی و سناریوهای کلیدی در ماژول انبار و فروش تهیه شده است. هدف از این مستند، ارائه یک دید کلی و شفاف از قابلیت‌ها، کنترل‌های امنیتی و دقت سیستم در مدیریت تراکنش‌های مالی و موجودی کالا به کاربران نهایی و مدیران سیستم می‌باشد.

۱. گردش کار اصلی: از خروج کالا تا فاکتور فروش

این بخش، فرآیند استاندارد فروش را از لحظه ثبت خروج کالا از انبار تا صدور فاکتور رسمی و ثبت حساب مشتری، به صورت گام به گام تشریح می‌کند.

گام اول: ثبت خروج کالا از انبار (صدور حواله)

فرآیند با ثبت دقیق کالاهای خارج شده از انبار آغاز می‌شود.

ایجاد سند خروج: کاربر سندی برای خروج کالا ایجاد می‌کند و در آن، انبار و کالاهای مربوطه را به همراه تعداد دقیق مشخص می‌نماید.
کنترل هوشمند موجودی:
- نکته امنیتی: سیستم به صورت خودکار و لحظه‌ای، موجودی کالا در انبار انتخاب شده را بررسی می‌کند. در صورتی که تعداد درخواستی برای خروج یک کالا از موجودی انبار بیشتر باشد، سیستم از ثبت سند جلوگیری کرده و پیام خطای مناسبی نمایش می‌دهد. این کنترل، مانع از ایجاد موجودی منفی و بروز خطاهای انبارداری می‌شود.
ثبت حواله رسمی: پس از ثبت سند خروج، کاربر آن را به عنوان "حواله فروش" تایید می‌کند. این عمل به سیستم اعلام می‌کند که این کالاها برای یک مشتری ارسال شده و آماده صدور فاکتور هستند.

گام دوم: صدور فاکتور فروش

پس از تایید حواله، فرآیند صدور فاکتور به صورت نیمه‌خودکار و هوشمند انجام می‌شود.

انتخاب حواله: کاربر در بخش فاکتورها، حواله فروش مورد نظر را انتخاب می‌کند. سیستم فقط حواله‌هایی را نمایش می‌دهد که هنوز فاکتور نشده‌اند.
تکمیل خودکار اطلاعات:
- فروش مبتنی بر سفارش: اگر حواله بر اساس یک سفارش فروش ثبت شده باشد، سیستم به طور خودکار مشتری، آیتم‌ها، تعداد و قیمت‌های توافق شده در سفارش را در فاکتور وارد می‌کند. این کار ضمن افزایش سرعت، خطای انسانی در ورود اطلاعات را به صفر می‌رساند.
- فروش مستقیم (بدون سفارش): اگر حواله بدون سفارش قبلی باشد (فروش مستقیم)، سیستم به کاربر اجازه می‌دهد تا مشتری را انتخاب کرده و قیمت فروش را در همان لحظه برای هر کالا به صورت دستی وارد کند.
محاسبه نهایی: سیستم به طور خودکار مبالغ نهایی را با احتساب مالیات (در صورت تعریف) محاسبه می‌کند.

گام سوم: ثبت خودکار در حساب مشتری

با صدور هر فاکتور، تمام عملیات حسابداری مربوطه نیز به صورت خودکار انجام می‌شود.

ایجاد سند بدهی: همزمان با صدور فاکتور، یک سند "بدهکاری" به مبلغ کل فاکتور در حساب مشتری مربوطه ثبت می‌شود.
شفافیت مالی: در توضیحات این سند، شماره فاکتور و حواله مرتبط ذکر می‌شود تا ردیابی مالی برای هر دو طرف (شرکت و مشتری) کاملاً شفاف و قابل استناد باشد.

۲. سناریوی اصلاحیه فاکتور

سیستم برای حفظ شفافیت و سوابق مالی، امکان ویرایش مستقیم فاکتور صادر شده را نمی‌دهد. در عوض، یک فرآیند استاندارد و امن برای صدور "اصلاحیه" فراهم شده است که تمام سوابق را حفظ می‌کند.

انتخاب فاکتور اصلی: کاربر فاکتوری که نیاز به اصلاح قیمت دارد را انتخاب می‌کند.
ورود قیمت جدید: کاربر قیمت‌های جدید را برای آیتم‌های مورد نظر وارد می‌کند. در این مرحله، تعداد کالا قابل تغییر نیست تا ماهیت سند حفظ شود.
عملیات خودکار سیستم: پس از تایید نهایی، سیستم به صورت هوشمند و خودکار، سه عملیات کلیدی را انجام می‌دهد:
- الف) ابطال سند حسابداری قبلی: ابتدا یک سند "بستانکاری" در حساب مشتری ثبت می‌کند تا اثر مالی فاکتور قبلی را به طور کامل خنثی نماید.
- ب) ثبت سند حسابداری جدید: سپس یک سند "بدهکاری" جدید با مبالغ اصلاح‌شده در حساب مشتری ثبت می‌کند.
- ج) حفظ تاریخچه و پیوند: فاکتور اصلی در سیستم باقی می‌ماند و وضعیت آن به "اصلاح شده" تغییر می‌کند. همچنین یک پیوند بین فاکتور اصلی و فاکتور اصلاحی جدید ایجاد می‌شود تا ردگیری تغییرات به سادگی امکان‌پذیر باشد.
- نکته امنیتی: این فرآیند تضمین می‌کند که هیچ داده‌ای حذف نمی‌شود و یک زنجیره حسابرسی (Audit Trail) کامل و قابل اتکا از تمام تغییرات مالی وجود دارد.

User Guide: Warehouse and Sales Module

Introduction

This guide has been prepared to explain the main processes and key scenarios within the Warehouse and Sales module. The purpose of this document is to provide end-users and system administrators with a clear and transparent overview of the system's capabilities, security controls, and precision in managing inventory and financial transactions.

1. Main Workflow: From Goods Dispatch to Sales Invoice

This section describes the standard sales process step-by-step, from recording the dispatch of goods from the warehouse to issuing an official invoice and updating the customer's account.

Step 1: Recording Goods Dispatch (Issuing a Delivery Note)

The process begins with the precise recording of goods leaving the warehouse.

Create Dispatch Document: The user creates a document for goods dispatch, specifying the warehouse, items, and exact quantities.
Smart Inventory Control:
- Security Highlight: The system automatically checks the real-time stock levels in the selected warehouse. If the requested quantity for an item exceeds the available stock, the system prevents the transaction and displays an appropriate error message. This control prevents negative inventory and ensures warehouse accuracy.
Register Official Delivery Note: After saving the dispatch document, the user confirms it as a "Sales Delivery Note." This action informs the system that these goods have been dispatched to a customer and are ready to be invoiced.