راهنمای ماژول فروش و گردش کار سفارشات
مقدمه
این راهنما فرآیند کامل کار با ماژول فروش، از ایجاد یک سفارش جدید تا پیگیری وضعیت آن را تشریح میکند. این ماژول با هدف ایجاد یک گردش کار شفاف، کنترلشده و قدرتمند طراحی شده است تا مدیریت فرآیندهای فروش را بهینهسازی کند.
فلسفه طراحی
ماژول فروش بر سه اصل کلیدی بنا شده است:
- کنترل دقیق بر گردش کار: سفارشات یک مسیر وضعیت (Status) مشخص و خطی را طی میکنند. هر کاربر فقط به مراحلی که به او دسترسی داده شده، میتواند وارد شود.
- اعتبارسنجی خودکار: سیستم به طور خودکار کنترلهای مالی مهمی مانند "حد اعتباری مشتری" را در مراحل کلیدی بررسی میکند.
- شفافیت و پاسخگویی: تمام تغییرات وضعیت توسط کاربر ثبت میشود و امکان بازگشت از یک وضعیت، تنها توسط همان کاربری که آن را تایید کرده، امکانپذیر است.
گام اول: ایجاد یک سفارش فروش جدید
چگونه یک سفارش جدید ایجاد کنیم؟
- از منوی "مدیریت فروش"، به بخش "سفارشات" بروید.
- روی دکمه "سفارش جدید" کلیک کنید.
- فرم ایجاد سفارش را در دو بخش اصلی پر کنید:
بخش اول: اطلاعات اصلی سفارش
- مشتری: مشتری مورد نظر را از لیست انتخاب کنید.
- تاریخ سفارش و تحویل: تاریخهای مربوطه را مشخص کنید.
- نوع قرارداد:
رسمی: برای قراردادهایی که شامل مالیات بر ارزش افزوده میشوند.غیر رسمی: برای قراردادهای بدون مالیات.- نکته مهم: انتخاب این گزینه به طور مستقیم بر محاسبات مالی در بخش آیتمها تاثیر میگذارد.
بخش دوم: آیتمهای سفارش
این بخش قلب سفارش شماست و از طریق یک فرم تکرارشونده (Repeater) مدیریت میشود.
- افزودن آیتم: روی دکمه "افزودن آیتم جدید" کلیک کنید.
- انتخاب دستهبندی: ابتدا دستهبندی کالای مورد نظر را انتخاب کنید.
- انتخاب محصول: پس از انتخاب دستهبندی، لیست محصولات مربوط به آن نمایش داده میشود. میتوانید محصول مورد نظر را جستجو و انتخاب کنید.
- تعداد و قیمت: تعداد و قیمت واحد محصول را وارد کنید.
- محاسبات خودکار: به محض وارد کردن تعداد و قیمت، ستونهای زیر به صورت خودکار محاسبه و پر میشوند:
- مبلغ کل بدون مالیات
- مبلغ مالیات و عوارض (اگر قرارداد رسمی باشد)
- مبلغ کل با مالیات (اگر قرارداد رسمی باشد)
نقطه قوت: ماشین حساب قیمت (برای کالاهای خاص)
برای محصولاتی که قیمت آنها بر اساس ابعاد (مانند متر مربع) محاسبه میشود، یک ابزار قدرتمند در نظر گرفته شده است:
- پس از انتخاب محصول، روی دکمه "ماشین حساب قیمت" کلیک کنید.
- در پنجره باز شده، مقادیر طول و عرض و مبلغ هر متر مربع را وارد کنید.
- با کلیک بر روی دکمه "محاسبه"، قیمت نهایی آیتم محاسبه شده و با کلیک بر روی "اعمال قیمت"، این مبلغ به صورت خودکار در فیلد قیمت آیتم سفارش شما قرار میگیرد.
- این ویژگی خطای انسانی در محاسبات پیچیده را به شدت کاهش میدهد.
گام دوم: مدیریت چرخه عمر سفارش
پس از ایجاد سفارش، وارد مهمترین بخش ماژول یعنی مدیریت وضعیتها میشوید. هر سفارش یک چرخه عمر مشخص دارد که از طریق "وضعیتها" (Statuses) کنترل میشود.
مشاهده و تغییر وضعیت
در لیست سفارشات، در ستون عملیات، یک منوی آبشاری برای هر سفارش وجود دارد.
- تغییر وضعیت (Change Status):
- با کلیک بر روی این گزینه، فرمی باز میشود که وضعیت فعلی را نمایش میدهد.
- شما میتوانید وضعیت بعدی (یا قبلی) را از لیست انتخاب کرده و یادداشت مربوطه را ثبت کنید.
نقاط قوت کنترلی سیستم مدیریت وضعیت
این سیستم صرفاً یک تغییر وضعیت ساده نیست، بلکه مجموعهای از قوانین قدرتمند برای کنترل فرآیند است:
۱. کنترل بر اساس دسترسی کاربر (Permissions):
یک کاربر تنها میتواند وضعیت یک سفارش را به مرحلهای تغییر دهد که صراحتاً به او دسترسی داده شده باشد. اگر کاربری به وضعیت "تایید مالی" دسترسی نداشته باشد، این گزینه اصلاً در لیست وضعیتهای جدید برای او نمایش داده نخواهد شد. این ویژگی تضمین میکند که هر مرحله از فرآیند تنها توسط فرد مسئول انجام میشود.
۲. کنترل خودکار حد اعتباری مشتری (Credit Limit):
در یکی از مراحل کلیدی گردش کار (که در سیستم به عنوان validation_status_id تعریف شده)، سیستم به طور خودکار وضعیت اعتباری مشتری را بررسی میکند.
اگر مجموع بدهیهای مشتری و مبلغ سفارش فعلی از حد اعتباری تعریفشده برای او بیشتر باشد، سیستم اجازه تغییر وضعیت را نمیدهد و یک پیغام خطا نمایش داده میشود. این یک ابزار کنترلی حیاتی برای مدیریت ریسک مالی است.
۳. کنترل بر بازگشت وضعیت (Revert Status):
سیستم امکان بازگشت به وضعیت قبلی را فراهم میکند، اما با یک قانون بسیار مهم برای حفظ پاسخگویی:
تنها کاربری میتواند یک وضعیت را به مرحله قبل بازگرداند که خودش آن را تایید کرده باشد.
برای مثال، اگر "کاربر الف" سفارشی را به وضعیت "تایید نهایی" ببرد، "کاربر ب" نمیتواند آن را به وضعیت قبل برگرداند. این کار فقط توسط "کاربر الف" امکانپذیر است. این قانون از تغییرات غیرمسئولانه در فرآیند جلوگیری میکند.
گام سوم: سایر اقدامات و گزارشها
علاوه بر مدیریت وضعیت، اقدامات دیگری نیز در دسترس است:
- سیر سفارش (Order Journey): با کلیک بر روی این گزینه، میتوانید به یک صفحه کامل از تاریخچه سفارش دسترسی پیدا کنید که شامل تمام تغییرات وضعیت، کاربران تاییدکننده، یادداشتها و اسناد مرتبط (مانند حوالههای انبار) میشود.
- چاپ سفارش (Print): امکان تهیه نسخه چاپی از سفارش وجود دارد.
- خروجی اکسل (Export): میتوانید از کل سیر سفارشات یا لیست سفارشات فیلتر شده، خروجی اکسل تهیه کنید.
جمعبندی نقاط قوت ماژول فروش
- گردش کار ساختاریافته و امن:
- مسیر حرکت سفارشات از پیش تعریفشده و خطی است.
- دسترسی کاربران به هر مرحله به صورت دقیق کنترل میشود.
- کنترلهای مالی خودکار و هوشمند:
- اعتبارسنجی خودکار حد اعتباری مشتری در مراحل حساس، ریسک فروش نسیه را کاهش میدهد.
- محاسبات مالیات و مبالغ کل به صورت خودکار و بر اساس نوع قرارداد انجام میشود.
- پاسخگویی و شفافیت بالا:
- تاریخچه کامل تمام تغییرات وضعیت با ذکر نام کاربر و زمان ثبت میشود.
- قانون بازگشت وضعیت توسط تاییدکننده اصلی، مسئولیتپذیری را در تیم افزایش میدهد.
- ابزارهای کاربردی:
- ماشین حساب قیمت برای محصولات با محاسبات پیچیده، خطای کاربر را به حداقل میرساند.
- قابلیت مشاهده سیر کامل سفارش و تهیه خروجی اکسل، ابزارهای قدرتمندی برای تحلیل و گزارشگیری فراهم میکند.